(Oryantasyon)
Atalarımız ne güzel demiş ‘’ Emeksiz yemek olmaz’’. Evet, günümüzde her sektörde yaşanan yoğun ve imhacı rekabet ortamı, küreselleşme, değişim hızı ve bilişimde yaşanan baş döndürücü gelişmeler sonucunda, işletmelerin varlıklarını sürdürebilmeleri güçleşmiştir.
İşletmelerin çok daha verimli ve etkin çalışmaları, alt yapı ve yönetim sistemlerini kurmaları, güçlendirmeleri, her alanda AR-GE yapmaları, müşteri odaklı davranmaları ve en önemliside gelecek stratejilerini çok iyi oluşturmaları ile yaşamlarını sürdürme şansları artacaktır. İşletmeler her zamankinden daha fazla emek harcamak zorundadırlar.
İşletmelerin sermaye ve bilgi gibi en önemli kaynaklarından biri insan kaynağıdır. Finans, muhasebe, üretim, pazarlama, Satınalma vb. faktörleride yürütenlerde insanlardır. Dünya ve Teknolojinin değişim hızı, insan kaynağının önemini daha da artırmıştır.
İnsan kaynaklarının işletmenin hedefleri doğrultusunda istekli olarak çalışmasını sağlayabilen işletmelerin başarı şansı artacaktır. Bu sebeple personel seçimi kadar, onları çalışma ortamına uyumlu hale getirmekte önemlidir.
Yapılan araştırmalara göre işe yeni başlayan personellerden ilk üç ay içinde % 25’ inin işten ayrıldığı, % 25’ inin düşük performansla çalıştığı, geriye kalan % 50’ sinin istenen verimde olduğu tespit edilmiştir. (Geylan, 1996). Bunun temel nedeni ise işe doğru personeli almamak ve işe alıştırma programlarının yetersizliğidir.
İşe Alıştırma (Oryantasyon) Programlarının Amaç ve Önemi
Her işletme, eksik olan personelini bulma, işin niteliklerine en uygun kişileri seçmek için büyük çaba sarf ederler. Çoğunlukla işin niteliklerine uygun kişiler seçilerek göreve başlatılır. Ancak bu kişilerin yeni işlerine, yeni çevrelerine, yeni arkadaşalarına, yöneticisine ve işletme kültürüne uyum sağlaması elbette kolay olmayacaktır.
Yapılan araştırmalar iyi bir işe alıştırma programına sahip olmayan büyük işletmelerin yeni aldıkları personelin %40’ının ilk 3 yıl içinde işletmeden ayrıldıklarını ortaya koymuştur. Bu oran önemli ölçüde para, zaman ve verimlilik kaybı demektir. (Geylan, 1996).
İşe Alıştırma Programları nedir?
İşe alıştırma eğitimi veya oryantasyon eğitimi, göreve başlayan personeli, işletme ve diğer personeli tanıtma, yapılacak görev ve kendisinden beklenenler konusunda bilgilendirmeyi ve olumlu yönde etkilemeyi hedeflemektedir. Amaç yeni alınan personeli kısa bir sürede işletmenin bir parçası haline getirmektir. İşte bu konuda yapılan çalışmalara da işe alıştırma (oryantasyon) adı verilir.
Etkili oryantasyon, yüksek moral ve motivasyon sağlar. “Doğru bilgi” vermek için bir şanstır. Yeni personelin işletmenin kurallarını, uygulamalarını ve haklarını tam olarak anlaması herkesin yararınadır.
İyi planlanmış bir işe alıştırma programı, öğrenmeyi geliştirir. İyi bilgilendirilmiş elemanın hata yapma oranı düşüktür ve işinde daha az eğitim ve yönlendirme ister.
Hızlı gelişmelere ayak uydurmanın en etkin ve temel yolu da kuşkusuz “eğitim”dir. İyi planlanmış bir işe alıştırma eğitimi ve eğitim programı işten ayrılma sıklığını azaltıp, yeni personele yapılan yatırımı başarıya ulaştırır
İşe Alıştırma programlarının kapsamı
Başarılı bir işe alıştırma programı içinde yer alması gereken konular dört ana başlık altında şöyle sıralanabilir. bu konularda işe yeni başlayan personele işletme yetkilisi tarafından program düzenlenmeli ve uygulanmalıdır.(Geylan, 1996)
A-İşletmenin Tanıtımı; İşletmenin tarihi, İşletmenin organizasyon yapısı, üst yönetim pozisyonları ve bu görevleri yürüten yöneticilerin isimleri, üretilen mal veya hizmetler, üretim&hizmet hattı, işletmelerin kural ve politikaları, disiplin sistemi, güvenlikle ilgili düzenlemeler ve varsa personel el kitabında yer alan bilgilerin açıklanmasını içerir. İşletmenin kısa geçmişi, çalışma saatleri, izinler, ilk yardım, iş kazaları ve yapılması gerekenler, temizlik kuralları, tatiller fazla mesai, yemek, terfi, sigara içme, sosyal etkinlikler, telefon görüşmeleri vs. konularının belirtildiği işletmeyi tanıtıcı personel el kitabı vb. ismi altında kitapçıklar oluşturulup bu aşamada kullanılabilir.
B-Personel Haklarının Açıklanması; Ücret ödeme yöntemleri ve ödeme günleri, resmî tatil ve bayram izinleri, çalışma saatleri ve mola süreleri, personelin eğitim hakları, sigorta düzenlemeleri, personele sağlanan hizmetler programlarını içerir.
C-Tanışma; İlk yöneticisiyle, diğer yöneticilerle, eğitimcilerle, çalışma arkadaşlarıyla tanışmaları içerir. Yeni personele belli bir kişinin rehberliğinde işletme gezdirilmelidir.
D-İşle İlgili Bilgilerin Açıklanması ve iş başı eğitim; Çalışma yeri, işi oluşturan görevler, işin konumu, işin amacı, işin diğer işlerle olan ilişkisi, işinde dikkat edeceği noktalar, iş güvenliği vb. konuları içerir.
İş başında eğitim; Yaygın bir şekilde uygulanmaktadır. Bu tür eğitim işi bilen bir iş gören ya da eğiticinin rehberliği altında yapılır. Böylece bir yandan yapılması gereken işler yapılırken diğer yandan yeni gelenin eğitimi sağlanmış olur. İş başında eğitim dört aşamada gerçekleştirilebilir:
Eğitilecek personelin hazırlanması
Eğitilen personele asıl çalışma ortamında yapacaklarının gösterilmesi
İşi tek başına yapabilir hale gelmesinin sağlanması.
Tekrar yardıma ihtiyacı olduğunda kimden yardım isteyebileceğinin açıklanmasıdır.
İş başında eğitimde, kıdemli kişi, yeni işe giren kişiyi iş arkadaşlarına tanıtır, ilk gün onunla yemeğe gider. Çoğu durumda bu görevi ilk amiri yapabilir. Öğrenme isteğinin işbaşında kolay uyandırılması, öğrenilenin anında uygulanabilmesi kişinin görevden uzaklaşmamış olması işbaşında eğitimin avantajlı yönleridir.
İşe Alıştırma Programlarının Oluşturulması ve Yürütülmesinde Dikkat Edilecek Hususlar
İşe alıştırma, işe alma fonksiyonunun bir parçası olarak görülmelidir.
Birden çok personel alındığında grup olarak değil tek tek ele alınmalıdır.
Yeni personelin tümüne uygulanmalıdır.
İşe alıştırma faaliyeti, personel işe başlatılmadan önce gündeme gelmelidir.
İşe alıştırma uzun dönemli olmalıdır. İşe alıştırma eğitiminin süresi, yapılan işin karmaşıklığına ve personelin özelliklerine bağlı olarak iki hafta ile altı ay arasında değişebilir. Bu sürenin en az bir yıl olması, programın parçalarının yerli yerine oturması açısından gerekli olacaktır.
İşe alıştırma programı sürekli olmalıdır ve yetkili tarafından izlenmelidir.
İşe alıştırmada, personel, öğrenmekten sorumlu tutulmalıdır.
İşe alıştırma süreci sonunda katılanlara başarı belgesi verilmelidir.
İşe alıştırmada en büyük sorumluluk ilk amirlerin olmalıdır.
Program yeni personeli öğrenmek istediği her konuda bilgili kılmalıdır.
Unutulmamalıdır ki, başarısız bir işe alıştırma programının yaratabileceği olumsuzluklar; zaman kaybı, performans kaybı, maliyet kaybı, personel tatminsizliği, güven kaybı olmakta ve işletmeye büyük kayıplar getirmektedir. ‘’Kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez’’ misali, işletmeye büyük kazanç getiren işe alıştırma programlarına yatırım yapılmalı ve mutlaka uygulanmalıdır.
70 KOBİ’DE YAPILAN İŞE ALIŞTIRMA PROGRAMI ARAŞTIRMA SONUÇLARI
Kobilerde işe alıştırma programı uygulamaları
10 yıllık Yönetim Danışmanlığı hayatımda 70 Kobi’de analiz ve danışmanlık tecrübem olmuştur. Danışmanlığa başlamadan önceki durumlarıyla ilgili yaptığımız analiz ve çalışma sonuçları aşağıdadır. Bu aynı zamanda Türkiye’deki kobilerin durumu hakkında ön fikir vermektedir.
70 Kobi’inin İşletme merkezlerinin bulunduğu iller
İstanbul, Rize, Düzce, Sakarya, Bartın, Tekirdağ, Zonguldak, Adana gibi Türkiye'nin farklı illerinde 10-250 arasında çalışanı bulunan işletmeler üzerinde araştırma ve çalışmalar yapılmıştır.
Faaliyet alanları
Mağazacılık, makine, plastik, tekstil, hizmet, mobilya, inşaat, gıda, sağlık, toptancı, hukuk bürosu, eğitim, vb. sektörlerde faaliyet göstermektedirler.
Şirketlerin hukuki yapıları
70 Kobi’nin %18’i adi(şahıs) şirket, %24’ü Anonim Şirket, % 58’i ise Limited Şirket unvanı taşımaktadır.
Şirket yapıları
70 Kobi’nin %70’i aile işletmesi olup, aile üyelerinden en az 2 kişi çalışmaktadır. Bu şirketlerin %20’sinde işletme Müdürü olarak profesyonel yönetici çalıştırılmaktadır. Burada şirket hisse sahipleri, yönetim kurulu, yönlendirici, sektör danışmanı, denetmen vb. vasıflara bürünerek görev almışlardır.
Şirket ömürleri
70 Kobi’nin %20’si 10 yıldan az, %36’sı 10 yıl ile 20 yıl arası, %44’ü 20 yılın üstünde faaliyet gösteren işletmelerdir.
Eğitim uygulama durumları
70 Kobi’nin %90’ında herhangi bir düzenli eğitim programları bulunmadığı tespit edilmiştir.
İşe alıştırma programları durumu
70 Kobi’nin sadece %5’inde düzenli bir işe alıştırma programları var olup, işe alıştırma programlarının önemi hakkında bilgi sahibiydiler. Diğer %95 işletme ise işe alıştırma programlarının bazı bölümlerini yapmakta olup işe alıştırma programının tümü hakkında ve önemini yeterince kavramadıkları gözlenmiştir.
Ayrıca Kobi’lerin etkin işe alıştırma programları olmadıkları için, yaşadıkları tecrübelerden olası işten ayrılmaları azaltmak ve olası performans düşüklükleri gibi olumsuzlukları yaşamamak için tüm dikkatlerini personel alımlarına verdikleri gözlemlenmiştir. Bu sebeble yeni personel alımında referans, tanıdık veya akraba olmasına özen gösterildiği gözlemlenmiştir.
İşe alıştırma programı uygulama durumları
70 Kobi’de işe alıştırma programının 4 aşamasından hangilerinin ne oranda ve nasıl uygulandığı aşağıda belirtilmiştir.
A-İşletmenin Tanıtımı; İşletmenin tarihi, İşletmenin organizasyon yapısı, üst yönetim pozisyonları ve bu görevleri yürüten yöneticilerin isimleri, üretilen mal veya hizmetler, üretim&hizmet hattı, işletmelerin kural ve politikaları, disiplin sistemi gibi konuları içermektedir.
70 Kobi’den bu konulara %90’ının değinmediği, %5’inin çok az bilgilendirme yaptığı ve kalan %5’in ise üzerinde durduğu ve personeli yeterince bilgilendirdiği tespit edilmiştir.
Ayrıca 70 Kobi’nin hiç birinde bu bilgileri içeren işletmeyi tanıtıcı personel el kitabı vb. kitapçıkların olmadığı gözlemlenmiştir.
B-Personel Haklarının Açıklanması; Ücret ödeme yöntemleri ve ödeme günleri, resmi tatil ve bayram izinleri, çalışma saatleri ve mola süreleri, personelin eğitim hakları, sigorta düzenlemeleri, personele sağlanan hizmetler v.b konuları içermektedir.
70 Kobi’nin %15’inde detaylı bilgilendirme yapılıp karşılıklı anlaşma sağlandığı, %80’ ininde bu konular hakkında çok kısa bilgilendirme yapıldığı, %5’inde ise personel aylık ücretide dahil olmak üzere işe yeni başlayan personele hiç bilgi verilmediği gözlemlenmiştir.,
C-Tanışma; İlk yöneticisiyle, diğer yöneticilerle ve çalışma arkadaşlarıyla tanışmaları içermektedir.
70 Kobi’nin %60’ında işe yeni başlayan personelin kimseyle tanıştırılmadan sadece ilk amirine bilgi verilerek hemen işe başlatıldığı gözlemlenmiştir.
Kobi’lerin %20’sinde ise sadece ilk amiriyle tanıştırıldığı ve hemen işe başlatıldığı, %10’unda ilk amiri ve çalışma bölümündeki arkadaşlarıyla tanıştırıldığı tespit edilmiştir. Kobi’lerin geriye kalan %10’unda ise yeni işe başlayan personelin ilk amiri tarafından işletmeyi dolaştırılıp diğer yönetici ve çalışma arkadaşlarıyla tanıştırıldığı ve ilk yemeğini yöneticisiyle yediği tespit edilmiştir.
D-İşle İlgili Bilgilerin Açıklanması ve iş başı eğitim; Çalışma yeri, işi oluşturan görevler, işin konumu, işin amacı, işin diğer işlerle olan ilişkisi, işinde dikkat edeceği noktalar, iş güvenliği, işbaşı eğitim vb. konuları içermektedir.
70 Kobi’nin görev tanımı olduğu ve personel ile paylaşıldığı, ISO 9001 belgesi olması sebebiyle görev tanımlarının olduğu fakat personel ile paylaşılmadığı ve gerçekleri yansıtmadığı tespit edilmiştir.
70 Kobi’inin %10’unda iş başı eğitim diye bir çalışanın yanına verildiği ve dikkate edilmediği gözlemlenmiştir.
Kobi’lerin %70’nın iş başı eğitime 1 ay dikkat ettiği, Kalan %10’unun işbaşı eğitim için 2-3 aylık süreyle dikkat ettiği, %10’unun ise işbaşı eğitimi 1 yıla kadar uzattığı ve personelin yetişmesi için bilinçli bir gayretin olduğu tespit edilmiştir.
Yine Kobi’lerde yeni personelin iş başı eğitimde, eğitici olarak daha kıdemli bir çalışanın kullanıldığı ve ilk yöneticinin ise denetleyici ve yönlendirici olarak görev aldığı tespit edilmiştir.
Sonuç olarak; Kobi’lerin İnsan kaynakları uygulamalarını takip eden, geliştiren ve uygulatan birimlerinin olmadığı, İşletme sahiplerinin ve yöneticilerin bilgi yetersizliğinden dolayı öneminin kavranmadığı tespit edilmiştir. Bu sebeple insan kaynakları uygulamalarının bir parçası olan yeni personelin işe alıştırma programlarınında çok yetersiz olduğu gözlemlenmiştir.
Kobi’ler açısından, son yıllarda Ticaret ve Sanayi odaları, çeşitli derneklerin çatısı altındaki sanayici veya iş adamları örgütleri, KOSGEB, İhracatçı birlikleri, Dış ticaret müsteşarlığı, danışmanlık ve eğitim kuruluşları, Üniversite vb. kurumların yaptıkları her türlü aktiviteler, insan kaynakları uygulamalarının benimsenmesi için önemli bir fırsat olmuştur.
KOSGEB’in bu konuda Kobi’lere danışmanlık desteğide vermeside ayrıca bir fırsattır.
İşe alıştırma programlarının uygulanması ile şüphesiz personel sirkülasyonu azalacak, iş tatmini ve verimlilik artacaktır. Kobi’lerde bu konunun öneminin kavranması, bilgilerinin arttırılması ve uygulamaların yapılması için sivil toplum kuruluşları ve ilgili kurumlara çok iş düşmektedir.
Abdullah ÖNGÜN / Yönetim Danışmanı