E-Mail Yazım Kuralları

E-MAİL YAZIM KURALLARI

E-posta, iş ve kişisel iletişimimizin önemli bir parçasıdır. Ancak, birçok kişi e-postalarını etkili bir şekilde yazmak konusunda zorlanır. Bu yazıda, etkili e-posta yazımının temel kurallarını öğrenecek ve örneklerle desteklenen ipuçlarına sahip olacaksınız. E-posta yazarken dikkate almanız gereken bazı önemli noktaları inceleyelim.

Hitap ve İlgili

E-Maile “Ali Bey Merhaba” gibi bir selamlama cümlesiyle başlanır. Sürekli yazıştığınız kişilere de  “Ali Bey” eğer bir gruba yazıyorsanız “Proje Birimi Çalışanlarına” veya çok isimle hitap edilir. “Ali Bey, Mehmet Bey, Hakan Bey”.

Ast personele e-mail gönderilirken ‘’yap, et, kullan, gönder’’ gibi emir kipi kullanılmaz. ‘’Yapalım, yapabilir miyiz? Kolay gelsin’’ vb. şeklinde cümle noktalanır. Üst yöneticiye e-mail gönderilirken ‘’Arz ederim, görüşlerinize sunarım’’, aynı statüdeki personele ise ‘’teşekkür ederim, bilginize sunarım, yapabilir miyiz? Saygılarımla’’ vb. kelimelerle e-posta noktalanır.

E-Maili kime yazıyorsanız yani o görevi kimler yapması gerekiyorsa doğrudan onların adını yazarak başlanır.  Bilgi olarak gönderdiklerinize ise CC (bilgi) kısmı kullanılarak gönderilir.

Konu Başlığı

E-Mailde konu alanı boş bırakılmaz. Konu alanı doğru yazılmış e-mailleri idare etmek, sonradan bulmak kolay olur. Yine e-mailde anlatılanı özetleyen birkaç sözcük, iyi bir konu başlığı nezaket ve saygı içinde gereklidir.

Doğru Bir Başlık Seçin

E-postanızın başlığı, alıcının dikkatini çekecek ilk şeydir. Başlık, ne hakkında olduğunuzu özetlemeli ve ilgi çekici olmalıdır. Örneğin:

Yanlış Başlık: "Toplantı"

Doğru Başlık: "Önemli Toplantı: 15 Ekim 2023, Saat 14:00"

Konu başlık örnekleri yazının ilerleyen bölümlerinde verilmiştir.

Yazım Kuralları

İş yazışmalarında ‘’Sen’’ yerine “Siz” diye hitap etmek nezaket kuralıdır. Bilgisayarla yazı yazma kurallarına uyulur, büyük ve küçük harfleri kullanarak yazılır. Sözcükleri doğru yazmaya özen gösterilir.

Kısa ve Öz Olun

E-postalarınızı gereksiz ayrıntılarla doldurmak yerine, mesajınızı kısa ve öz tutun. İlgili bilgileri net bir şekilde iletmek önemlidir.

Kötü Örnek: "Merhaba, bu e-posta ile sizi bilgilendirmek istiyorum ki 15 Ekim 2023 tarihinde saat 14:00'te bir toplantı düzenleyeceğiz ve bu toplantı hakkında bazı konuları ele alacağız. Lütfen katılmanızı bekliyoruz."

İyi Örnek: "Merhaba, 15 Ekim 2023, saat 14:00'te önemli bir toplantımız var. Katılımınızı rica ederim."

Kişiselleştirin

E-postalarınızı alıcının ismiyle kişiselleştirin. Kişiselleştirme, iletişiminizin daha samimi ve dikkate değer olmasına yardımcı olur.

Kötü Örnek: "Merhaba, Toplantıya katılmanızı bekliyoruz."

İyi Örnek: "Merhaba Ali, Toplantıya katılmanızı bekliyoruz"

Empati Gösterin:

E-maillerinizi yazarken alıcıların duygusal veya pratik ihtiyaçlarına empati gösterin. Onların perspektifini anlamaya çalışın.

Net ve Düzgün Dil Kullanın

Karmaşık cümlelerden ve jargonlardan kaçının.

E-postanızın okunabilir ve anlaşılabilir olmasına özen gösterin.

Kötü Örnek: "Üzgünüm, mevcut iş yükümüz nedeniyle toplantıyı ertelememiz gerekiyor."

İyi Örnek: "Üzgünüm, mevcut işlerimiz yoğun olduğu için toplantıyı ertelememiz gerekecek."

Hoşgörülü ve Saygılı Olun

E-postalarınızı yazarken saygılı ve hoşgörülü olmaya özen gösterin.

Duygusal veya saldırgan dil kullanmaktan kaçının.

Kötü Örnek: "Neden bu kadar geciktiniz? Bu kabul edilemez!"

İyi Örnek: "Gecikmenin nedenleri hakkında bilgi alabilir miyim?"

Tarih ve Saat

E-Mail gönderirken bilgisayarın tarihi ve saati doğru olmalıdır. Gönderilen e-maillere  bu tarih ve saat yazıldığı için, eğer bu değerler yanlışsa, gönderilen e-mail eskiden gönderilmiş gibi, daha önce gönderilen e-mailler arasına karışabilir. Bu durumda, gönderilen kişi e-maili görmeyebilir.

Görevlerin Verilmesi

Görev verilen kişilerin adları başlık olarak doğrudan yazılır. Verilen görevler çoksa numaralı olarak alt alta yazılır.  Belirli bir tarihe kadar bitirilmesi gerekiyorsa o görevin sonuna bitiş tarihi eklenir. Size gelen e-maillerde görevi, istenen tarihte bitiriniz ve bildiriniz. Bitiremiyorsanız bitireceğiniz tarihi belirleyiniz, e-mail ile bildiriniz ve çalışma planınıza aktarınız.

Ekli Dosya Gönderme

E-postalarınıza eklemek istediğiniz dosyaları kontrol edin ve gereksiz büyük dosyaları göndermekten kaçının. Örneğin, büyük dosyaları paylaşmak için dosya paylaşım hizmetlerini kullanabilirsiniz.E-Maillerde büyük dosyalar göndermeden önce mutlaka karşıdaki kişi uyarılır, onun onayını aldıktan sonra gönderilir. E-maillere dosyalar eklerken, gönderdiğiniz dosyaların biçimini karşıdaki kişinin kullanabileceğinden emin olunur.

İmza Ekleyin

E-postalarınızın sonunda iletişim bilgilerinizi içeren bir imza eklemeyi unutmayın. İmza, alıcıların sizinle iletişim kurmasını kolaylaştırır.

---

E-MAİLDE CC (BİLGİ) VE BCC (GİZLİ) BÖLÜMLERİ

Ana alıcıya gönderilen e-postanın 3. taraflarca da görülmesi istendiğinde kullanılan bölümlerdir.

Cc-Bilgi Bölümü (Carbon Copy - Kopya Alıcı)

İki taraf arasında gerçekleşen bir e-postadan 3. tarafların bilgilendirilmesi istendiğinde bu bölüm kullanılır. Diyelim ki bir iş projesinde çalışıyorsunuz ve çözümleri proje lideri olan Ali'ye ve proje ekibinin tüm üyelerine iletmek istiyorsunuz. İşte bu durumda "Cc" -"Bilgi" kullanımına bir örnek:

• "Alıcı" (Ana Alıcı): Proje Lideri Ali ( ali@example.com )

• "Cc" (Kopya Alıcı): Proje Ekibi Üyeleri ( ekip1@ornek.com, ekip2@ornek.com , ekip3@ornek.com)

Bu e-posta, proje lideri Ali'ye gönderilecektir, ancak aynı zamanda proje ekibi üyeleri de bu e-postayı bilgi mahiyetinde alacaklardır. Proje ekibi üyeleri, proje ile ilgili bilgiye sahip olacak ancak doğrudan yanıt verilmeyecektir. Burada gönderici ve alıcılar birbirlerini görürler.

"Bcc" (Kör Karbon Kopya - Gizli Kopya Alıcı): Diyelim ki kişisel bir e-posta gönderiyorsunuz ve bu e-postayı birden fazla kişiye gönderiyorsunuz, ancak alıcıların birbirlerini görmemesini sağlamanız gerekiyor. İşte "Bcc" kullanımına bir örnek:

• "Alıcı" (Ana Alıcı): Ayşe ( ayse@ornek.com )

• "Bcc" (Gizli Kopya Alıcı): Ali ( ali@ornek.com ), Mehmet ( mehmet@ornek.com ), Zeynep (zeynep@ornek.com )

Bu e-posta, Ayşe'ye yönlendirilecek ve Ayşe'nin dışındaki alıcılar, Ayşe'yi veya başkalarını görmeyeceklerdir. Bu, kişilerin güvenliğini korurken aynı zamanda e-postayı birden fazla kişinin alacağı durumlar için kullanışlıdır.

---

AYNI MAİLDE İKİ VEYA DAHA FAZLA KİŞİYE HİTAP

Kişileri Belirtin: E-postanızın başında, iletmek istediğiniz kişileri belirtin. Örneğin, "Merhaba Ahmet ve Ayşe," şeklinde başlayabilirsiniz.

Her İsim İçin Kişiselleştirin: Her kişiye kişiselleştirilmiş bir hitap kullanmaya özen gösterin. Örneğin, "Merhaba Ahmet, Merhaba Ayşe," gibi.

Eşit İlgilenin: E-posta içeriğinizde, her iki kişiye de aynı ilgiyi gösterin. İlgili bilgileri veya istekleri her iki kişi için de açıkça ifade edin.

İşaretleme: İlgili bölümleri veya görevleri kişisel veya ortak ilgilendiren yerlerde belirtin. Örneğin, "Ahmet, proje sunumunu hazırlarken aşağıdaki verilere odaklanmanız gerekecek."

İsim Sırası: E-posta başlığı veya hitap sırasında, kişileri isim sırasına göre sıralamak hoşgörülü bir uygulama olabilir.

Örnek bir e-posta:

Konu: Proje Toplantısı - Ahmet ve Ayşe

Merhaba Ahmet ve Ayşe,

Proje ilerlemesi hakkında size güncel bilgi vermek istedik. Öncelikle, projenin genel ilerlemesi hakkında bilgi sunacağız. Ahmet, proje sunumunu hazırlarken aşağıdaki verilere odaklanmanız gerekecek. Ayrıca, projenin son teslim tarihi hakkında bilgi vereceğiz ve projenin gelecekteki aşamaları hakkında fikirlerinizi dinlemek istiyoruz.Ayşe, lütfen projenin bütçe ve maliyet analizini gözden geçirin. Ayrıca, müşteri geri bildirimleri ve pazar analizi konularında önerileriniz varsa, paylaşmaktan çekinmeyin.

Toplantı Tarihi:25 Ekim 2023, Saat 14:00
Yer:Ofis toplantı odası

Lütfen bu tarihi ve saati takvimlerinize işaretleyin ve her iki konuya da hazırlıklı olarak gelin. Her ikinizin de katılımı projemizin başarısı için kritik önem taşıyor. İlerleme kaydetmek ve stratejik hedeflere ulaşmak için birlikte çalışmamızı dört gözle bekliyoruz.

Teşekkür ederim,
[Adınız]
[İletişim Bilgileriniz]

---

E-MAİLDE İSTEKTE BULUNURKEN DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Saygılı ve Profesyonel Dil Kullanın: E-postanızın tümü boyunca saygılı ve profesyonel bir dil kullanmaya özen gösterin. Uygunsuz veya empati eksikliği içeren ifadelerden kaçının.

Konuyu Net ve Öz Belirtin: İsteğinizi açık ve öz şekilde ifade edin. Alıcının neyden bahsettiğinizi hemen anlamasını sağlayın.

Kişiselleştirin: İsteğinizi alıcının ismine hitaben kişiselleştirin. "Merhaba Ali," veya "Sayın Bay/Ms. Soyadı," gibi başlayın.

İsteğinizi Açık ve Net İfade Edin: İstediğiniz şeyi açık bir şekilde belirtin. Belirsiz veya kapalı ifadeler kullanmaktan kaçının.

İsteğiniz İçin Mantıklı Bir Gerekçe Sunun: İsteğinizi neden yaptığınızı veya neden bu isteği karşılamaları gerektiğini açıklayın. İstediğiniz şeyin neden önemli olduğunu vurgulayın.

İstekte Bulunulan Kişinin Zamanına Saygı Gösterin: İsteğinizi karşılamaları için makul bir süre belirtin ve alıcının mevcut iş yükünü veya zamanını göz önünde bulundurun.

İsteğiniz İçin Teşekkür Edin: İsteğinizi ilettikten sonra nazikçe teşekkür edin. Saygı ve hoşgörü göstermek önemlidir.

Alternatifler Sunun: İsteğinizin yerine getirilmesi mümkün değilse veya zorluğa neden oluyorsa, alternatif çözüm önerileri sunun.

Astlardan istekte bulunmaya örnek e-mail.

Konu: Proje Raporu İçin Veri İstemi

Merhaba Ali,

Proje raporumuzu güncellemek amacıyla bazı ek verilere ihtiyacımız var. Raporun son halini oluşturmak için projenin bütçe verilerine ve son üç ayın harcamalarına ihtiyacımız var.

Bu verilere erişimimizin hızlı ve sorunsuz olması, projenin ilerlemesini değerlendirmemize yardımcı olacaktır. Lütfen bu verilere ulaşabileceğiniz en kısa süre içinde bilgi verin.

Eğer bu verilere erişimde herhangi bir sorun yaşıyorsanız veya alternatif bir çözüm öneriniz varsa, lütfen bana bildirin. Size bu konuda yardımcı olabilecek herhangi bir şeyi kolaylaştırmak için elimizden geleni yapacağız.

Teşekkür ederim,
[Adınız]
[İletişim Bilgileriniz]

Amirden (üst yöneticiden) istekte bulunmaya örnek mail:

Konu: Proje Raporunun Güncellenmesi 

Sayın [Alıcının Adı], 

Sizden proje raporunun güncellenmesi konusunda yardım talep ediyorum. Projemizin son durumu hakkında güncel bilgilere ihtiyacımız var ve sizin uzmanlığınızın bu konuda büyük bir katkı sağlayacağına inanıyorum.  Özellikle projenin son üç ay içindeki ilerlemesi, bütçe kullanımı ve gelecek aşamaları hakkında ayrıntılı bilgiye ihtiyacımız var. Bu bilgilere dayanarak, projenin daha etkili bir şekilde yönetilmesine yardımcı olabileceğiz.  Lütfen projenin güncel durumu ve diğer istenilen bilgileri içeren bir rapor hazırlamak için uygun bir zaman dilimi ve yöntem hakkında bilgi verin. Size sağlayacağınız bilgiler için şimdiden teşekkür ederim.  Beklediğimiz bilgilere ulaşmamız, projenin başarısı açısından kritik önem taşıyor ve sizin katkınız bu süreçte büyük bir fark yaratacaktır.

Teşekkür ederim,
[Adınız]
[İletişim Bilgileriniz]
    

---

MAİL YAZARKEN BÜYÜK HARF KULLANIMI

Genel bir kural olarak, e-posta yazarken büyük harf kullanımını sınırlı tutmak ve sürekli büyük harf kullanmaktan kaçınmak önemlidir. Sürekli büyük harf kullanmak, e-postanın agresif veya rahatsız edici bir şekilde algılanmasına neden olabilir. İhtiyaç duyduğunuzda büyük harf kullanmak, belirli önemli bilgileri veya vurgulanması gereken noktaları öne çıkarmak için kullanışlıdır, ancak dikkatli ve ölçülü bir şekilde yapılmalıdır.

Başlıklar: E-posta başlıklarınızda baş harfler büyük harfle yazılabilir, hatta genellikle bu şekilde yazılır. Örneğin: "Proje Değerlendirmesi için Toplantı Tarihi."

İsim ve İsim Tamlamaları: Alıcıya hitap ederken isim veya soyadı büyük harfle başlar: "Merhaba Ahmet," veya "Sayın Bay Soyadı."

Önemli Mesajlar:

Bir mesajın veya belirli bir bilginin vurgulanması gerektiğinde büyük harf kullanımı tercih edilebilir. Ancak büyük harf kullanımını aşırıya kaçırmamaya özen gösterin, çünkü sürekli büyük harf kullanmak, bağırıyormuş gibi algılanabilir.

Kısaltmalar:

Kısaltmalar (örneğin, THY: Türk Hava Yolları) büyük harfle yazılabilir.

Alternatif Kullanım:

Bazı durumlarda, büyük harf kullanımı yerine italik, kalın veya renkli metin kullanarak dikkat çekmek daha uygun olabilir.

---

E-MAİL KONU BAŞLIĞI İÇİN ÖRNEKLER

Toplantı İsteği

• Toplantı Tarihi ve Zamanı İçin Randevu Talebi

• Toplantı için Görüşme İsteği

Proje Güncellemesi

• Proje İlerlemesi ve Güncel Durum

• Proje Değerlendirmesi ve İyileştirme Önerileri

Teşekkür E-postası

• İşbirliğiniz İçin Teşekkürler

• Katkılarınız İçin Minnettarız

Başvuru Onayı

• Başvurunuz Onaylandı

• İşe Alım Süreci: Onaylandınız

Bilgi Talebi

• Bilgi İstiyoruz: [Konu/Proje Adı]

• Acil Bilgi Gerekiyor: [Konu/Proje Adı]

E-posta İzleme

• Toplantı Sonrası İzleme

• E-posta Yanıtı Bekliyoruz

Duyuru ve İlanlar

• Yeni Ürün Lansmanı: [Ürün Adı]

• Eğitim Semineri: Kaydınızı Yapın

Talep ve Şikayet

• Ürün İadesi Talebi

• Hizmet Şikayeti ve Geri Bildirim

Rapor ve Doküman Paylaşımı

• Proje Raporu ve Değerlendirme

• Önemli Belgeler İçin Erişim Bilgileri

Randevu Hatırlatma

• Toplantı Hatırlatması: [Tarih ve Saat]

• Doktor Randevusu: [Tarih ve Saat]

Bu örnekler, farklı e-posta türleri için kullanılabilecek konu başlığı fikirleri sunmaktadır. E-posta konu başlıklarının açık, öz ve ilgi çekici olması önemlidir, böylece alıcılarınızın dikkatini çekebilirsiniz.

---

İYİ BİR E-MAİL ÖRNEĞİ

Konu: Toplantı Tarihi ve Konu Güncellemesi

Merhaba Ali,

Size önemli bir güncelleme iletmek istedim. Toplantının tarihi ve konusu değişti.

Yeni Toplantı Tarihi: 20 Ekim 2023, Perşembe 
Yeni Toplantı Konusu: Proje İlerlemesi ve Stratejik Planlama
Toplantının süresi ve yeri aynı kalacak:Saat 14:00'te ofis toplantı odasında.

Bu toplantıda, projenin ilerlemesi hakkında ayrıntılı bir değerlendirme yapacağız ve gelecekteki stratejik planlama konularını ele alacağız. Lütfen bu güncellemeyi takviminize işaretleyin ve konu hakkındaki düşüncelerinizi veya sorularınızı önceden iletebilirseniz.

Saygılarımla

[Adınız] 
[İletişim Bilgileriniz]